Tag: English for Business

Как правильно написать email на английском языке.

https://www.study.ru/article/delovoy-angliyskiy/kak-pravilno-napisat-email-na-angliyskom-yazyke

Содержание:

  1. Структура электронного письма
    1. Subject (тема письма)
    2. Обращение
    3. Основная часть
    4. Вложение
    5. Заключительная фраза
  2. Образец формального письма
  3. Образец неформального письма
  4. Дополнительные рекомендации

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальное Неформальное
Письмо клиенту или деловому партнеру

Заявление о приеме на работу

Отклик на вакансию

Отзыв или жалоба

Деловое письмо от одной компании к другой

Письмо с запросом официальной информации

Письмо для друга или знакомого

Письмо коллеге

Поздравление с днем ​​рождения коллеги

Письмо родственникам

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение Случаи использования
Dear Mr. Hopkins,

Dear Ms. Hopkins,

Dear Sir or Madam,

To Whom It May Concern,

Dear partners,

Dear Recruiter,

Обращение к конкретному мужчине.

Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.

Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина.

Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании.

Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.

Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Обращение Случаи использования
Hi Tom, / Hello Kate,

Good morning, / Good afternoon,

Неформальное обращение к другу.

Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Образец формального письма

Subject: CV and cover letter for employment

Dear Sir or Madam,

My name is Mary Jones and I am highly interested to apply for the job opportunity at your organization and I hope to anticipate a positive response from you soon. I am applying for the position of the Editor Assistant. I am a journalist and, as you can see from my CV, my experience and qualifications match this position’s requirements. In my CV you will also find my personal details and educational background. Please, feel free to contact me by email for any additional information.

Sincerely,Mary Jones

Тема: Резюме и сопроводительное письмо для устройства на работу

Уважаемые дамы и господа,

Меня зовут Мэри Джонс, и я очень заинтересована в том, чтобы подать заявку на вакансию в вашей организации, я очень надеюсь вскоре получить от вас положительный ответ. Я подаю заявку на должность помощника редактора. Я журналист, и, как вы можете видеть из моего резюме, мой опыт и квалификация соответствуют требованиям этой должности. В моем резюме вы также найдете мои личные данные и образование. Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по электронной почте для получения дополнительной информации.

Искренне Ваша,

Мэри Джонс

Образец неформального письма

Subject: Thanks for your invitation!

Hi Mike,

I am really glad to hear from you! Thank you for the invitation to your birthday party. I am really looking forward to the celebration and will be glad to see you soon!

Cheers,

Tom

Дополнительные рекомендации

  1. Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
  2. Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
  3. Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

English for Business

Interview = собеседование

http://www.englishforbusiness.ru/materials/interview/preparation/
Вступительные вопросы

Why are you interested in our company? Чем вас заинтересовала наша компания?
Why did you come to this country? Почему вы переехали в эту страну?
What are your objectives in this field? Каковы ваши цели в данной области?

 


Опыт работы.

What special aspects of your experience have prepared you for this job? Какие особенности предыдущей деятельности подготовили вас для этой работы?
Can you describe one or two of your most important accomplishments? Не могли бы вы рассказать о ваших наиболее важных достижениях?
How much supervision have you typically received in your previous job? Насколько строгий контроль вы испытывали над собой на предыдущей работе?
Why did you live your previous job? По какой причине вы ушли с предыдущей работы?
What is important to you in a company? Что является для вас важным в компании?

 

Выполнение работы.

What are your strong points for this position? Какие сильные стороны вашего характера важны для данной должности?
How did your supervisor evaluate your job? Как начальник оценивал вашу работу?
When you have been told or discovered for yourself, a problem in your job performance? What have you typically done? Can you give me an example? В каких случаях вы обнаруживали сами или вам указывали на ваши ошибки в работе? Как в поступали? Приведите примеры.
Do you prefer to working alone or in groups? Вы предпочитаете работать самостоятельно или в команде?
Can you give me an example of your ability to manage or supervise others? Вы можете привести примеры проявления ваших способностей управления или организации других людей?
What were some of the things about your last job that you found most difficult to do? Выполнение каких обязанностей было для вас наиболее сложным на предыдущем месте работы?

 

Образование.

Did you give presentations during your university/college? У вас были публичные выступления за время работы в университете/колледже?
Did you have to use any computer programs frequently at the university? Which ones? Вам часто приходилось использовать компьютерные программы в университете? Какие именно?
What courses in school have helped the most in doing this job? Какие школьные предметы наиболее полезны для выполнения этой работы?

 

Самооценка.

What kind of things are you most confident in doing? При выполнении какой работы вы чувствуете себя наиболее уверенно?
Can you describe for me a difficult obstacle you have had to overcome? How did you handle it? How do you feel this experience affected your personality or ability? Вы можете описать наиболее сложные ситуации, которые вам приходилось разрешать? Как вы с ними справились? Как, по вашему мнению, этот опыт повлиял на ваш характер или способности?
How would you describe yourself as a person? Как бы вы сами себя описали?
What things give you the most satisfaction at work? Что дает вам наибольшее удовлетворение в работе?
What things frustrate you most? How do you usually cope with them? Что может расстроить вас сильнее всего? Как вы с этим справляетесь?

 

 

Творчество. 

In your work experience, what have you done that you consider truly creative? Занимались ли вы когда-либо работой, которую могли бы назвать по-настоящему творческой?
What kind of problems have people recently called on you to solve? При решении каких проблем люди обращались к вам за помощью?
Of your creative accomplishments, at work or at home, which have given you the most satisfaction? Выполнение какой творческой работы, на работе или дома, дало вам наибольшее удовлетворение?

 

Кругозор.

Do you belong to any clubs, associations, or groups? Вы состоите в каком-нибудь клубе, обществе или объединении?
What do you like to do in your spare time? Как вы любите проводить свое свободное время?
How do you keep up with what’s going on in your company/ your industry/your profession/your country? Каким образом вам удается постоянно находиться в курсе событий в вашей компании/ вашей отрасли/вашей профессии/ вашей страны?

 

Мотивация.

What is your professional goal? Каковы ваши профессиональные цели?
When judging the performance of a subordinate or colleague, what factors or characteristics are the most important for you?  Какие факторы для вас являются определяющими при оценке работы подчиненного или коллеги.

 

 Требования к работе.

What standards of success do you set yourself in your job? Что для вас является успехом в работе?
In your position, how would you define doing a good job? Как вы себе представляете хорошее выполнение работы на вашей должности?

Руководство людьми.

What approach do you take in getting people to accept your ideas or goals? Каким образом вы убеждаете людей принять ваши идеи или цели?
What sort of leader do your people feel you are? Are you satisfied? Как ваши подчиненные оценивают ваши лидерские качества? Вас это устраивает?
How do you get people who do not want to work together to establish a common approach to a problem? Как вам удается заставить людей, нежелающих работать в команде, совместно подойти к решению проблемы.
Do you feel you work more effectively on a one to one situation or in a group situation? Вы работаете с большей производительностью самостоятельно или в группе?
How would you describe your basic leadership style? Give specific examples of how you practice this? Как бы вы описали свой стиль руководства?

Приведите примеры.

 

Опыт публичных выступлений.

Have you ever done any public or group speaking? How did it go? Вы когда-нибудь участвовали в публичных выступлениях? Как это прошло?
Have you made any individual presentations recently? How did you prepare? Вы проводили самостоятельные выступления? Как вы к ним готовились?

 

Письменное общение

Would you rather write a report or give a verbal report? Why? Вы бы предпочли сделать письменный или устный доклад? Почему?
What kind of writing have you done?
For a group?
For an individual?
Какие письменные работы вы выполняли? Для группы? Для отдельных лиц?
What do you think about the ongoing changes in your company operating policies? Как вы относитесь к продолжительным изменениям в стратегии управления компанией?
What was the most significant change made in your company in the last six months which directly affected you? How successfully do you think you implemented this change? Какие наиболее значительные изменения произошли в вашей компании, которые напрямую повлияли на вас? На сколько успешно вы справились с ними?
What has been the most important idea or suggestion you have received recently from your co-workers? Какую наиболее важную идею или предложение вы получили от своих сотрудников в последнее время?

 

Стрессоустойчивость.

Do you feel pressure in your job/life/at school? Tell me about it. Вы ощущаете на себе давление на работе/ в повседневной жизни/в школе? Расскажите об этом.
What has been the highest pressure situation you has have been under in recent years? How did you cope with it? За последние годы в какой ситуации вы ощутили себя под наибольшим давлением? Как вы с ней справились?

 

Стабильность и зрелость.

Describe your most significant success&failure in the two last years. Опишите свое самое выдающееся достижение и неудачу за последние два года.
What do you like do best? Чем вы больше всего любите заниматься?
What do you like to do least? Чем вы меньше всего любите заниматься?
Think about your last review. What did your supervisor suggest needed improvement? Что в последней рецензии ваш директор рекомендовал вам изменить в себе?
What have you done about it? Что вы для этого сделали?

 

Заинтересованность в саморазвитии.

What has been the most important event or who has been the most important person in your own self development? Какой человек или событие повлияли в наибольшей степени на ваше саморазвитие?
How much of your education did you earn? Что вам дало ваше образование?
What kind of books or other publications do you read? Какие книги и другие издания вы читаете?
Have you taken a management development course? Вы проходили курсы повышения квалификации руководителей?
How are you helping your coworkers/ subordinates develop themselves? Каким образом вы помогаете своим коллегам/ подчиненным развиваться?

 

Вопросы, которые стоит задать во время собеседования по приему на работу.

What will be my responsibilities? Что будет входить в мои обязанности?
Who will I report to? Who will be my supervisor? Перед кем я буду отчитываться? Кто будет моим руководителем?
What do you expect me to do in my company role? Чем я должен буду заниматься во время работы?
Who are your customers/clients? Кто является вашими заказчиками/ клиентами?

Наташа Купер. Как по-английски грамотно завершить собеседование

https://www.youtube.com/watch?v=T-BxefiUaPs

  1. Do you have any questions? — When do you expect to make your decision? // What is the next step in the selection process?  // When can I expect to hear from you?
  2. Thank you very much for coming. We appreciate your time.  — Thank you very much for the opportunity to interview  for this position.
  3. I am very interested in his position. // I think it’s a good match.
  4. What is the next step in the selection process?  // When can I expect to hear from you?

https://www.youtube.com/watch?v=T-BxefiUaPs